Autori indipendenti: come ottenere il codice EIN per vendere nei retailer americani

Aggiornamento dell’ottobre 2014. ATTENZIONE! Non è più necessario disporre di un ITIN o di un EIN per evitare la trattenuta del 30% quando si vende nei retailer americani se lo si fa solo come persone fisiche (non giuridiche). È ora sufficiente compilare la nuova versione del modulo W-8BEN (revisione 2014) inserendo il proprio codice fiscale. Il modulo si può scaricare da http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8ben.pdf.

Su Amazon, Google Play e altre piattaforme la compilazione può essere fatta online eseguendo la cosiddetta intervista fiscale, che non è altro che una compilazione guidata del modulo.

Se invece rappresentate delle persone giuridiche (ditte individuali, liberi professionisti, società e altre forme aziendali), dovete ancora richiedere l’EIN, con la procedura indicata sotto, ma invece di compilare il W-8BEN dovete compilare il W-8BEN-E (http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8bene.pdf).

Istruzioni per la compilazione del modulo W-8BEN (revisione del febbraio 2014):

Sezione 1: nome e cognome;

Sezione 2: Paese di cittadinanza (Italy);

Sezione 3: indirizzo completo di residenza, suddiviso in: via e numero, città e CAP, Paese;

Sezione 4: indirizzo di posta (se diverso da quello di residenza);

Sezione 5: non si compila se non si è americani;

Sezione 6: codice fiscale;

Sezione 7: codice di riferimento dell'azienda cui stai inviando il modulo (in genere è il proprio codice identificativo o la propria e-mail);

Sezione 8: data di nascita nel formato MM-GG-AAAA.

Sezione 9: scrivere Italy;

Sezione 10: scrivere 12 accanto ad “Article”; 0 prima di %; nella stessa riga aggiungere “Royalties, other”; nell'ultimo spazio sotto aggiungere “Beneficial owner is a resident of Italy”.

In fondo alla pagina scrivere il nome in stampatello sopra “print name of signer”. Sopra “Capacity” si può lasciare vuoto o scrivere Self.

Poi si deve stampare e, a penna, firmare dopo “Sign Here” e compilare la data nel formato MM-GG-AAAA.

Qui sotto riporto come riferimento il post originale così come è stato scritto nel 2012 (e con la modifica dell’agosto 2013), in quanto alcune informazioni sono ancora utili.

Se si vende il proprio libro tramite un retailer americano, come Amazon.com (non Amazon Europe), CreateSpace o iTunes, o tramite un distributore americano, come Smashwords, se non si possiede un ITIN (codice fiscale americano per non residenti negli USA) o un EIN (codice per entità business), il fisco americano trattiene automaticamente il 30% dei vostri diritti d’autore. Poiché esiste un trattato fiscale tra Italia e Stati Uniti, questa percentuale può essere ridotta a zero, se si fornisce al retailer/distributore un vostro codice ITIN o EIN valido.

Ottenere un codice ITIN è una procedura che comprende tra le varie cose l’invio del proprio passaporto. È un po’ lenta e spesso non va a buon fine. Potete trovare qui l’intera procedura (in inglese).

In questo articolo invece si spiegherò brevemente come ottenere un EIN.

Prima di tutto una premessa. L’EIN è un codice di tipo business, un po’ come la nostra partita IVA, ma non è una partita IVA, non ne serve una per richiederlo e non comporta assolutamente gli stessi obblighi di una partita IVA (che tra l’altro non esiste in America).

Noi autori indipendenti, in quanto editori, possiamo essere considerati agli occhi del fisco americano come piccoli imprenditori stranieri residenti all’estero e come tali possiamo richiedere un codice EIN.

Non essendo cittadini americani e vivendo al di fuori degli Stati Uniti, possedere un EIN non implica alcun obbligo di compilare una dichiarazione dei redditi negli USA, anche perché con la procedura che vi sto per spiegare si fa in modo che tutto ciò che guadagniamo come diritti d’autore in America debba essere poi dichiarato nel nostro Paese, proprio in base al trattato fiscale che vi dicevo sopra (qui potete trovare informazioni e il testo completo del trattato; quello che ci riguarda è l’articolo 12 comma 3).

Giusto per essere sicura, ho contattato l’IRS a questo link e ho ottenuto la seguente risposta a conferma di non avere l’obbligo di dichiarare alcun reddito relativo ai miei diritti d’autore al fisco americano.

“Since you are a nonresident alien and you are a sole proprietor, since the royalty income is not effectively connected with the conduct of a U.S. trade or business, you have no filing requirements since the proper tax was withheld based on the treaty between the U.S. and Italy.”

A chi non si fida posso inoltrare la mail ricevuta, che contiene tra l’altro l’ID e il nome dell’impiegato, che l’ha scritta, oltre che dei contatti telefonici.

Chiarito questo passiamo a come ottenere l’EIN. Questa procedura vale per individui singoli, liberi professionisti o al massimo titolari di ditta individuale. La compilazione dei moduli altre entità aziendali (case editrici che ha abbiano più di un proprietario) è diversa.

È necessario prima di tutto scaricare il modulo SS4, che potete trovare a questo link: http://www.irs.gov/file_source/pub/irs-pdf/fss4.pdf.

Ecco come compilarlo (indico solo le sezioni da compilare).

Sezione 1: nome e cognome (se siete titolari di una casa editrice con cui pubblicate e di cui siete l’unico proprietario, es. Pinco Pallino Editore, inserite qui la ragione sociale, altrimenti mettete il vostro nome);

Sezione 4a: via e numero civico;
Sezione 4b: città, CAP, Italy;

Sezione 7a: nome e cognome;

Sezione 8a: mettete il segno su No;

Sezione 9a: mettete il segno su “Sole proprietor” senza aggiungere altro;

Sezione 10: mettere il segno su “Compliance with IRS withholding regulations” e poi su “Other (specify)”, scrivere quindi dopo la freccetta: “To obtain a reduction of withholding imposted by section 1441 pursuant to an income tax treaty”;

Sezione 18: mettere il segno su No; accanto a “Name and title (type or print clearly)” ripetere ancora nome e cognome; scrivere il proprio numero di telefono sotto “Applicant’s telephone number (include area code)”; scrivere il proprio numero di fax (se ne avete uno) sotto “Applicant’s fax number (include area code)”.

Quindi stampate il modulo e aggiungete a mano quanto segue:

- firma accanto a “Signature”;

- data accanto a “Date”.

Una volta compilato il modulo potete inviarlo nei seguenti modi:

1) per fax al 001 (859) 669-5987 (io ho fatto così e ha funzionato);

2) per posta all’indirizzo:

Internal Revenue Service

Attn: EIN International Operation

Cincinnati, OH 45999

USA

In alternativa potete telefonare all’IRS e ottenere il vostro codice EIN in dieci minuti, ovviamente se parlate bene l’inglese e avete molta fretta (tenete conto che telefonare negli Stati Uniti può essere un po’ costoso). Per farlo, seguite le istruzioni in questo sito.

Dopo circa un mese/6 settimane, riceverete una lettera dall’IRS col vostro codice EIN.

Attenzione: il numero di fax e l'indirizzo possono essere soggetti a cambiamento. Potete controllare quello attuale a questo link.

Una volta muniti di EIN, dovete compilare il modulo W-8BEN, che potete scaricare qui: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8ben.pdf.

Ecco come compilarlo (indico solo le sezioni da compilare).

Sezione 1: nome e cognome (o quello che avete messo nella sezione 1 del modulo precedente; deve corrispondere);

Sezione 3: mettete il segno su individual (se siete individui singoli o liberi professionisti). Se il vostro EIN è associato al nome della vostra azienda (ditta individuale), allora mettete il segno su corporation;

Sezione 4: via e numero civico, nella prima riga; città e CAP, e poi Italy (nel riquadro “Country”), nella seconda riga;

Sezione 6: il vostro codice EIN e il segno su EIN;

Sezione 7: il vostro codice fiscale (o partita IVA se nella sezione 1 avete messo il nome della vostra ditta individuale), ma non è obbligatorio (io l’ho messo);

Sezione 8: qui va messo un codice di riferimento che cambia a seconda del retailer/distributore. Nel caso di Amazon dovete mettere il vostro codice editore che trovare in basso a destra nella sezione “account” di KDP (io ho aggiunto accanto anche la scritta KDP Publisher). Nel caso di Smashwords potete mettere il vostro nome utente oppure il vostro indirizzo e-mail di riferimento (io ho messo entrambi). Per altri retailer o distributori seguite le istruzioni nei rispettivi siti;

Sezione 9: mettere il segno su a e scrivere Italy; mettere il segno su b;

Sezione 10: scrivere 12 accanto ad “Article”; 0 prima di %; nella stessa riga aggiungere “Royalties, other”; nella riga sotto aggiungere “Beneficial owner is a resident of Italy”;

Infine nella “Part IV” scrivere “self” sopra “Capacity in which acting”, quindi stampare e firmare dopo “Sign Here”.

Dovete preparare un modulo per ogni retailer e distributore e inviarlo all’indirizzo indicato nel loro sito. Potete usare anche la posta prioritaria, non serve la raccomandata e comunque così arriva prima.

Nel caso di Amazon.com, l’indirizzo è:

Amazon.com
c/o AP Tax

PO Box 80683

Seattle, WA 98108-0683

USA

Nel caso di Smashwords, l’indirizzo è:

Smashwords, Inc.
Attn: Tax Compliance Dept.
PO Box 11817
Bainbridge Island, WA 98110

USA

Nota: questi indirizzi posso essere soggetti a modifiche senza preavviso. Controllate sempre rispettivamente nei siti di Amazon e Smashwords prima di inviare il modulo.

Nel giro di un mese o poco più dovreste ricevere un’e-mail di conferma da Amazon, dal seguente indirizzo ap-1099@amazon.com. Se non avete notizie, potete scrivere voi stessi (in inglese) e chiedere se hanno ricevuto il modulo.

Più o meno nello stesso tempo, nel caso di Smashwords, nella pagina “Edit/setup payee information” del vostro account apparirà la seguente scritta “Your W-8 tax form was received on [data], and your withholding is currently set at 0%”.

A questo punto avete fatto tutto e potete vendere tranquillamente i vostri libri senza che vi trattengano neppure un centesimo.

Attenzione: recentemente (27 agosto 2013) Amazon ha introdotto un sistema di compilazione online del modulo W-8BEN. Potrebbe esservi chiesto di ricompilarlo, anche se l'avete già inviato. In tal caso, seguite la procedura guidata in italiano, ricordando ciò che segue:
1) Se siete una persona fisica, dovete inserire il vostro nome completo come indicato per richiedere l'EIN (non solo le iniziali come suggerito dalla procedura);

2) Quando vi viene chiesto se avete un TIN, indicate sì. Nella schermata successiva, vi verrà suggerito di fornire il codice EIN (mettete il segno su codice EIN);

3) Quando vi viene chiesto se si tratta di un reddito derivato, mettete no;

4) Ricontrollate il fac-simile del modulo e confrontatelo con quello in pdf che avete compilato seguendo la procedura sopra;

5) Nella pagina in cui vi viene chiesto di inserire la firma c'è un menù a discesa. Se siete una persona fisica (non una ditta individuale), scegliete "persona fisica".

Se fate un errore durante la compilazione, potete sempre tornare indietro per correggere. A fine procedura sulla pagina deve risultare che la detrazione è dello 0%. Se avete dei dubbi, contattate l'assistenza KDP.

Importante: questa procedura è valida alla data odierna. Non posso sapere se in futuro cambierà qualcosa. Non sono un’esperta di fisco americano. Se avete dubbi, contattate l’IRS (www.irs.gov). Se avete dubbi relativi al vostro retailer/distributore, contattate il suo servizio di assistenza.

Posso solo dire che io ho seguito questa procedura ed è andata a buon fine in esattamente due mesi, con l’unica spesa di un fax e due francobolli.